Externalisation messagerie au Maroc : Google Apps For Work vs Office 365

Ce billet sera l'occasion pour moi de partager avec vous les raisons qui m'ont poussé à choisir Google Apps For Work dans le cadre d'une décision de migration de la messagerie de l'entreprise pour laquelle je travaille en tant que DSI.

Contexte

Alors que la DSI que je pilote gérait un serveur de messagerie Exchange 2010 en interne, le contexte de la volonté de migration a été poussé principalement par des problèmes techniques principalement indépendants de la DSI :

• problème de connexion ADSL qui ne fonctionne pas,
• problème d'électricité récurrent sur le lieu où se trouve la salle serveurs,
• problème de redondance et de synchronisation des annuaires (AD) de l'entreprise,
• problème de blacklistage du domaine,
• problème de non réception de certains mails externes.

En raison de ces différents aléas critiques, l'externalisation de la messagerie s'est imposée en raison de son importance capitale aujourd'hui au travail quotidien de la plupart des utilisateurs de l'entreprise.

Comparatif

Le choix entre les deux - seules - solutions clés en main en mode SaaS a été très difficile et a duré un bon mois et demi avant de prendre une décision. Il existe beaucoup de posts à ce sujet sur Internet mais je souhaitais donner aussi ma contribution dans mon environnement particulier. Ce choix a été fait dans un contexte particulier au Maroc avec des contraintes techniques importantes d'ADSL et même d'électricité.De plus, un des éléments est l'intégration avec un ERP prévu d'être utilisé au sein de mon entreprise qui est Dynamics AX. C'est pour cette raison que je souhaite partager avec vous les éléments qui m'ont poussé à faire le choix de Google Apps For Work à travers le tableau ci-dessous :

Eléments de comparaison	Google Apps For Work	Office 365	Winner
Services Messagerie	- Web Mail - (POP - IMAP)/SMTP - Google Apps Sync for Microsoft Outlook - ActiveSync (Android, iOS, Windows Phone, BlackBerry)	- Web Mail - (POP - IMAP)/SMTP - MAPI (Mode connecté Exchange) - ActiveSync (Android, iOS, Windows Phone, BlackBerry)	Egalité
Services de travail collaboratif	- Google Sites (Inclus*) : Intranet/Extranet - Google Hangouts (Inclus*):Messagerie instantanée, Chat Audio & Vidéo, Bureau à distance	- MS SharePoint Online (Option*) - MS Lync (Option*) : Messagerie instantanée, Chat Audio & Vidéo, Bureau à distance	Google Apps à budget identique ou inférieur sinon égalité mais Office 365 sera plus cher.
Gestion des fichiers	- Google Drive - Google Docs	- MS OneDrive - MS Office Online	Egalité
Stockage	30 Go	50 Go	Office 365
Outils de migration	- ‘’GAMME’’ Google Apps Migration for Microsoft Exchange. - ‘’GASMO’’  Google Apps Sync for Microsoft Outlook	- Migrations à distance - Migration Exchange intermédiaire - Migration Exchange à basculement - Migrations IMAP	Office 365
Administration	- Gérer les comptes utilisateur et les paramètres de sécurité à partir d'une console d'administration centrale - Contrôler l'accès des utilisateurs aux fonctionnalités et services - Gérer à distance l'ensemble des appareils en usage dans votre organisation - Suivi de production à l'aide d'audits et de rapports	- Gérer les comptes utilisateur et les paramètres de sécurité à partir d'une console d'administration centrale - Contrôler l'accès des utilisateurs aux fonctionnalités et services - Gérer à distance l'ensemble des appareils en usage dans votre organisation - Suivi de production à l'aide d'audits et de rapports	Egalité
Sécurité	Accès au Web mail de n’importe quel poste connecté à Internet	Accès au Web mail de n’importe quel poste connecté à Internet	Egalité
Intégration avec Dynamics AX	Non intégré	Intégré uniquement car l’intégration avec Dynamics AX ne peut se faire que si Office est installé en mode Desktop donc nécessité de la version Business Premium ou E3.	Office 365 uniquement en cas d’achat de la version Business Premium ou E3 mais c’est plus cher.
Montée en compétence des utilisateurs	Google mail est bien connu des utilisateurs. Par contre, les autres Apps moins, la montée en compétences sera plus longue.	Quasiment identique à Office Desktop	Office 365
Utilisation bande passante	Optimisé car conception purement Web	Non optimisé car conception plutôt Desktop	Google Apps
Prix/ Qualité	Environ 500 MAD HT annuel / utilisateur	Dépend type utilisateur / non défini clairement	Google Apps
Support	24/24 et 7/7	24/24 et 7/7	Egalité

Conclusion

Ce tableau montre bien que le choix n’est pas du tout évident.

Ceci dit, d’un point de vue global et objectif, le meilleur rapport qualité/prix reste Google Apps pour les raisons principales suivantes :

1) En terme de services et de nouvelles fonctionnalités pour les collaborateurs de l'entreprise, Google Apps sort largement gagnant à budget quasiment identique (100 MAD HT annuel de différence en plus). Plusieurs applications (Chat interne, Centralisation de documents, Vidéoconférence, Chaîne Youtube, Cercle Google+, …) sont offertes avec Google Apps alors qu’il faut payer plus cher pour avoir certaines fonctionnalités avec Microsoft 365. Google Apps en en développement continu et la philosophie est d’offrir toute nouvelle application. Ce point est décisif de mon point de vue.

2) Pour la montée en compétences, je ne parle que des outils autres que la messagerie qui sont offert avec la solution de Google. Comme initialement, c’est la messagerie qu’on souhaite externalisée, d’un point de vue de l’apprentissage, les deux se valent. Pour les initiés, il sera facile d’utiliser les autres Apps de Google dès le démarrage. Pour les autres, ils mettront un peu plus de temps avec des guides utilisateurs ou des formations internes.

3) La différence d’espace de stockage n’est pas vraiment un point de décision car, dans tous les cas, 30Go est suffisant pour la majorité des utilisateurs et dans tous les cas, un nettoyage régulier de la boîte de messagerie est nécessaire.

4) La migration est certainement plus facile avec Microsoft Office 365 car nous sommes dans les mêmes environnements. Cependant, Google Apps offre des possibilités de synchronisation de notre annuaire d’entreprise avec celui de Google. De plus, c’est le prestataire qui va s’occuper de cette partie donc la complexité, si elle existe, sera absorbé par lui.

5) enfin, l'aspect optimisation de la bande passante dans un pays comme le Maroc a aussi été un point déterminant pour le choix de la solution Google Apps.

N'hésitez pas à poster vos commentaires si vous souhaitez plus d'informations à ce sujet. J'espère que ce billet vous aura aidé à prendre une décision et convaincre votre hiérarchie pour faire le bon choix en fonction de votre propre environnement.

Comments

[jack]

Merci. J’apprécie beaucoup les informations fournis.

[Angelilie]

beau blog. un plaisir de venir flâner sur vos pages. une belle découverte et un enchantement.N'hésitez pas à venir visiter mon blog. au plaisir

[Amine BENKIRANE]

Merci beaucoup pour vos encouragements, cela me pousse à écrire de nouveaux. Cela fait quelques années que je n'ai pas eu le temps de m'y remettre. Quelle est l'adresse de votre blog ?

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[Hassan Souhdi]

Merci Amine pour ce partage intéressant.
Je suis un spécialiste Microsoft et c'est très enrichissant pour moi d'apprendre ce que offrent d'autres outils que je n'utilise pas. Pour la messagerie votre poste couvre parfaitement le sujet et je serai très intéressé d'échanger avec vous sur l'aspect collaboration. Avez vous réussi à impliquer vos utilisateurs? Avez vous un Intranet? Au niveau de la GED ou est ce que vous êtes en ce moment?
Merci encore

[Amine BENKIRANE]

Malheureusement, je n'ai pas pu prendre le temps d'impliquer les utilisateurs au delà de la messagerie et Drive. Seuls les utilisateurs volontaires ont pu avancer sur les autres outils. Pour les autres, cela demande un niveau d'engagement de la DSI beaucoup trop chronophage pour peu de résultat. Les utilisateurs ne montrant que peu de volonté à aller plus loin dans l'utilisation de G Suite. On préfère mettre les énergies sur des projets à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise.

[Ahmed Amine Benkirane]

Après plus de 4 mois d'utilisation de Gmail, toujours aucun problème technique remonté par le Helpdesk. La messagerie est définitivement plus un problème pour la DSI. L'adoption de TOUS les outils proposés par la suite Google Work hors Gmail et Drive est encore difficile pour beaucoup d'utilisateurs, principalement, par manque d'effort de leur part.
Pour les autres, par contre, la collaboration n'a jamais été au niveau de ce qu'elle est aujourd'hui au sein de l'entreprise où je travaille. Ce qui est certain, c'est que tous les problèmes techniques que nous rencontrions avec la messagerie interne que nous avions précédemment sont oubliés aujourd'hui. Et cela c'est vraiment le plus important !